Partiendo de la premisa de que cada uno de nosotros es lo que cada uno de nosotros hace podemos inferir que las empresas son la suma de las acciones de sus empleados. No lo que hayan estudiado, las maestrías que hayan completado, los libros que hayan leído. No, lo que hagan diariamente. Como bien dice Harvey Gómez, nuestro anterior Director Ejecutivo, contratamos a los empleados por lo que saben y los despedimos por lo que son.
La diferencia está en esas actividades que llevamos a cabo día tras día; los deportistas no alcanzan sus metas ni rompen records analizando o soñando, no obtenemos cuadritos en nuestros estómagos leyendo revistas y viendo fotos, los cuadritos se obtienen con abdominales, cientos, varias veces al día. Sucede exactamente igual en nuestras empresas, los resultados se obtienen a través de esas actividades llevadas a cabo por cada uno de nuestros empleados y estas actividades pueden ser controladas y mejoradas a través del rediseño de los procesos, razón por la cual la Norma nos exige en su cláusula 4.1 la integración de todos los requisitos a través del mapeo y caracterización de los procesos:
“La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente el SGCS determinando los siguientes aspectos:
- Enfoque de procesos aplicado a la seguridad de la organización.
- Documentar la secuencia e interacción de los procesos que realiza a través de mapa y caracterización de procesos.”
Iniciamos con la Tabla de Documentación, donde plasmamos todos y cada uno de los procesos y documentos que asegurarán el cumplimiento de cada una de las cláusulas, como por ejemplo:
| Cláusula | Procedimientos/Documentos |
| 1 | Procedimiento y Tablas de Definición Asociados de Negocios Críticos.
Procedimiento de Evaluación y Selección Suplidores. Procedimiento de Auditoría Periódica a Asociados de Negocios. Cartas de información inicio proceso Implantación BASC. Formularios de Evaluación Requerimientos Mínimos de Seguridad. Formularios de Evaluación Crediticia y Legalidad Asociado de Negocio. Acuerdos de Compromiso de Cumplimiento Requerimientos Mínimos de Seguridad. Programas de Charlas de Sensibilización a aquellos Asociados de Negocios que no conocen las Norma ni los requerimientos mínimos de seguridad. Formulario Análisis de Riesgo Asociados de Negocios. |
| 2 | Procedimiento de Inspección de Contenedores.
Procedimiento de sellado de contenedores. Procedimiento Manejo Sellos Comprometidos. |
| 3 | Procedimiento de Carnetización.
Procedimiento de Control de Acceso. Procedimiento de Retiro de Personas no Autorizadas. |
Luego, estándar y norma en mano, procedemos a diseñar o rediseñar cada uno de estos procesos asegurando que cumplen con cada requerimiento; identificando los actores y sus acciones en flujogramas para luego, a través de las caracterizaciones, definir los registros, objetivos, indicadores de gestión, insumos y salidas.
Una vez documentados estos rediseños implantamos los nuevos procesos dándolos a conocer a través de capacitaciones a todo el personal y los medimos con los Indicadores de Gestión identificando puntos de mejoras requeridos iniciando el ciclo de nuevo.
¿Parece un sistema infalible cierto? No lo es, el ser humano siempre se las ingeniará para no seguir los parámetros establecidos razón por la cual es indispensable contar con un sistema de gestión robusto y funcional, ahora lo que sí es seguro es que sin planificar esas actividades es mucho más difícil, por no decir imposible, controlarlas y mejorarlas. Entonces, ¿Qué esperamos para ayudar a nuestros empleados a que le saquen cuadritos a esas actividades diarias que nos permitirán ser esa empresa que queremos ser?